11

Gru 2006

Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 27 listopada 2006 r.

w sprawie sporządzania i doręczania pism w formie dokumentów elektronicznych

Sygnatura:

Dz.U. z 2006 r. Nr 227, poz. 1664

Data publikacji:

11 grudnia 2006 r.

Data wejścia w życie:

12 czerwca 2007 r.

Strona z 3
Na podstawie art. 39
1
§ 2 ustawy z dnia 14 czerw-
ca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego
(Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071, z późn. zm.
2)
) zarzą-
dza się, co następuje:
§ 1. Rozporządzenie określa:
1) strukturę i sposób sporządzania pism w formie
dokumentów elektronicznych;
2) warunki organizacyjno-techniczne doręczania
pism w formie dokumentów elektronicznych,
w tym formę urzędowego poświadczania odbioru
tych pism przez ich adresata;
3) sposób udostępniania kopii dokumentów elektro-
nicznych.
§ 2. Określenia użyte w rozporządzeniu oznaczają:
1) struktura logiczna dokumentu elektronicznego -
sposób ułożenia informacji w dokumencie elek-
tronicznym zdefiniowany poprzez określenie ele-
mentów informacyjnych tego dokumentu oraz po-
wiązań między nimi;
2) struktura fizyczna dokumentu elektronicznego -
wynik przetworzenia, w tym kodowania i szyfro-
danych);
3) wyróżnik - element struktury logicznej dokumen-
tu elektronicznego służący do automatyzacji ob-
sługi pism w formie elektronicznej, a w szczegól-
ności pozwalający na automatyczne ich przekazy-
wanie według kompetencji właściwym organom;
4) zakres użytkowy dokumentu elektronicznego -
zawartość dokumentu elektronicznego zdefinio-
waną przez określenie struktury logicznej doku-
mentu elektronicznego zgodnie z wymaganiami
wynikającymi z przepisów prawa oraz rodzaju
spraw załatwianych przez podmiot publiczny;
5) urzędowe poświadczenie odbioru - dane elektro-
niczne dołączone do doręczanego pisma w formie
dokumentu elektronicznego lub połączone z tym
dokumentem w taki sposób, że jakakolwiek póź-
niejsza zmiana dokonana w tym dokumencie jest
rozpoznawalna.
§ 3. 1. Pisma w formie dokumentów elektronicz-
nych oraz urzędowe poświadczenie odbioru sporzą-
dza się w strukturach fizycznych dokumentów elektro-
nicznych w formie zgodnej z formatami danych okreś-
pkt 1 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji
działalności podmiotów realizujących zadania publicz-
ne (Dz. U. Nr 64, poz. 565 oraz z 2006 r. Nr 12, poz. 65
i Nr 73, poz. 501), zwanej dalej „ustawą o informatyza-
cji”, i podpisuje bezpiecznym podpisem elektronicz-
nym.
2. Sporządzone przez organy administracji publicz-
nej pisma w formie dokumentów elektronicznych po-
winny zostać opatrzone danymi pozwalającymi na
ustalenie ważności certyfikatów kwalifikowanych
nicznego oraz czasu dokonania jego weryfikacji zgod-
lub nowszą.
3. Przy sporządzaniu pism w formie dokumentu
elektronicznego wykorzystuje się wzory dokumentów
elektronicznych, które zawierają wyróżnik określający
szczegółowo zakres użytkowy dokumentu elektronicz-
nego.
4. Minister właściwy do spraw informatyzacji two-
rzy i udostępnia organom administracji publicznej
centralne repozytorium wzorów pism w formie doku-
mentów elektronicznych. W centralnym repozytorium
umieszcza się, przechowuje i udostępnia wzory pism,
które:
1) spełniają wymagania określone w przepisach wy-
danych na podstawie art. 16 ust. 3 ustawy o infor-
matyzacji;
2) spełniają wymagania określone w przepisach wy-
danych na podstawie art. 18 pkt 1 ustawy o infor-
matyzacji;
3) uwzględniają niezbędne elementy struktury doku-
mentów elektronicznych określone w przepisach
wydanych na podstawie art. 5 ust. 2a ustawy
Dziennik Ustaw Nr 227 - 11328 - Poz. 1664
1664
ROZPORZĄDZENIE MINISTRA SPRAW WEWNĘTRZNYCH I ADMINISTRACJI
1)
z dnia 27 listopada 2006 r.
w sprawie sporządzania i doręczania pism w formie dokumentów elektronicznych
-------
1)
Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji kieruje
działem administracji rządowej - informatyzacja, na pod-
stawie § 1 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia Prezesa Rady Mini-
strów z dnia 18 lipca 2006 r. w sprawie szczegółowego za-
kresu działania Ministra Spraw Wewnętrznych i Admini-
stracji (Dz. U. Nr 131, poz. 919).
2)
Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały
ogłoszone w Dz. U. z 2001 r. Nr 49, poz. 509, z 2002 r.
Nr 113, poz. 984, Nr 153, poz. 1271 i Nr 169, poz. 1387,
z 2003 r. Nr 130, poz. 1188 i Nr 170, poz. 1660, z 2004 r.
Nr 162, poz. 1692 oraz z 2005 r. Nr 64, poz. 565, Nr 78,
poz. 682 i Nr 181, poz. 1524.
z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archi-
walnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97,
poz. 673, Nr 104, poz. 708, Nr 170, poz. 1217
i Nr 220, poz. 1600).
5. Organy administracji publicznej przekazują do
centralnego repozytorium oraz udostępniają w Biule-
tynie Informacji Publicznej wzory pism w formie doku-
mentów elektronicznych. Przy sporządzaniu wzorów
pism stosuje się międzynarodowe standardy dotyczą-
ce sporządzania dokumentów elektronicznych przez
organy administracji publicznej, z uwzględnieniem ko-
nieczności podpisywania ich bezpiecznym podpisem
elektronicznym. Minister właściwy do spraw informa-
tyzacji udostępnia w Biuletynie Informacji Publicznej
zasady tworzenia wyróżników, o których mowa
w ust. 3.
6. Niezależnie od obowiązku wynikającego z ust. 5
organy administracji publicznej mogą prowadzić wła-
sne lub wspólnie z innymi organami administracji pu-
blicznej repozytoria wzorów pism w formie dokumen-
tów elektronicznych.
7. Jeżeli wzór podania określają odrębne przepisy,
to umieszczenie wzoru dokumentu elektronicznego
przez organy administracji publicznej w centralnym
repozytorium jest równoznaczne z określeniem wzoru
wnoszenia podań - pism w postaci dokumentu elek-
tronicznego, o którym mowa w art. 63 § 3a pkt 2 usta-
wy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania
administracyjnego.
§ 4. 1. W celu doręczenia pisma w formie doku-
mentu elektronicznego organ administracji publicznej
przesyła na adres elektroniczny adresata informację
zawierającą:
1) wskazanie, że adresat może odebrać pismo w for-
mie dokumentu elektronicznego;
2) wskazanie adresu elektronicznego (skrytki), z któ-
rego adresat może pobrać pismo i pod którym po-
winien dokonać potwierdzenia doręczenia pisma;
3) pouczenie dotyczące sposobu odbioru pisma,
a w szczególności sposobu autoryzacji pod wska-
zanym adresem elektronicznym oraz informacji
o wymogu podpisania urzędowego poświadcze-
nia odbioru bezpiecznym podpisem elektronicz-
nym.
2. Autoryzacja pod wskazanym adresem elektro-
nicznym następuje poprzez podanie kodu dostępu,
którym może być w szczególności indywidualny iden-
tyfikator, hasło lub certyfikat cyfrowy, autoryzowane
przez organ administracji publicznej, lub za pomocą
bezpiecznego podpisu elektronicznego i związanego
z nim certyfikatu kwalifikowanego adresata pisma.
3. Po prawidłowo zakończonym procesie autoryza-
cji adresat pisma potwierdza odebranie pisma po-
przez opatrzenie urzędowego poświadczenia odbioru
bezpiecznym podpisem elektronicznym.
4. Urzędowe poświadczenie odbioru określa:
1) pełną nazwę podmiotu wystawiającego poświad-
czenie;
2) pełną nazwę podmiotu, któremu doręcza się do-
kument elektroniczny (adresata);
3) datę i czas podpisania bezpiecznym podpisem
elektronicznym urzędowego poświadczenia od-
bioru oraz datą odbioru wpisaną przez adresata;
4) oznaczenie sprawy;
5) oznaczenie pisma, którego dotyczy.
5. Po opatrzeniu bezpiecznym podpisem elektro-
nicznym system teleinformatyczny służący do obsługi
doręczeń pism udostępnia do pobrania pismo wraz
z urzędowym poświadczeniem odbioru, nie później
niż w ciągu 10 sekund od zakończenia procesu weryfi-
kacji bezpiecznego podpisu elektronicznego adresata.
6. System teleinformatyczny służący do obsługi
doręczeń pism zapisuje dane niezbędne do określenia
czasu wystawienia urzędowego poświadczenia odbio-
ru oraz odbioru pism.
7. Do przesyłania kodów dostępu, pism oraz po-
twierdzania doręczeń organy administracji publicznej
wykorzystują bezpieczny kanał komunikacji oparty na
jednym z protokołów określonych przepisami wyda-
nymi na podstawie art. 18 pkt 1 ustawy o informatyza-
cji albo na protokole https oraz zapisują dane niezbęd-
ne do określenia czasu wysłania oraz dotarcia pisma
do komputera adresata.
8. System teleinformatyczny służący do obsługi
doręczeń pism zapewnia oznaczanie pism w postaci
dokumentów elektronicznych danymi stwierdzający-
mi ważność kwalifikowanych certyfikatów i czas ich
weryfikacji. Przy dokonywaniu oznaczeń za pomocą
systemu teleinformatycznego należy:
mą Europejskiego Instytutu Standaryzacyjnego
CEN-CWA 14167-1 (marzec 2003) lub nowszą;
2) wykorzystywać bezpieczne moduły kryptograficz-
ne (HSM), spełniające wymagania normy
FIPS 140-2 poziom 3 lub CEN-CWA 14167-2 lub
nowszą, w szczególności poprzez:
a) zapewnienie generowania i przechowywania
materiału kryptograficznego służącego do
oznaczania danymi stwierdzającymi ważność
certyfikatów kwalifikowanych,
b) ochronę przed nieuprawnionym dostępem,
w bezpiecznej obudowie odpornej na nie-
uprawnioną ingerencję z zewnątrz,
c) zabezpieczenie przed nieuprawnioną ingeren-
cją przez zniszczenie materiału kryptograficzne-
go w przypadku jej wykrycia;
Dziennik Ustaw Nr 227 - 11329 - Poz. 1664
3) wykorzystywać urządzenia udostępniające urzędo-
wy koordynowany czas UTC(PL) zgodnie z rozpo-
rządzeniem Ministra Gospodarki, Pracy i Polityki
Społecznej z dnia 19 marca 2004 r. w sprawie spo-
sobów rozpowszechniania sygnałów czasu urzę-
UTC(PL) (Dz. U. Nr 56, poz. 548);
4) wykorzystywać algorytmy szyfrowe z długością
klucza co najmniej 2040 bitów.
§ 5. 1. Organ administracji publicznej wykorzystu-
je do doręczania pism w formie dokumentu elektro-
nicznego system teleinformatyczny spełniający wy-
magania techniczne i organizacyjne określone w prze-
pisach wydanych na podstawie art. 18 pkt 1 ustawy
o informatyzacji. System ten w szczególności uzależ-
nia zapoznanie się przez odbiorcę z treścią pisma od
złożenia bezpiecznego podpisu elektronicznego na
urzędowym poświadczeniu odbioru.
2. System teleinformatyczny umożliwia automa-
tyczne generowanie informacji wskazujących pisma
doręczane za pomocą środków komunikacji elektro-
nicznej, co do których nie wpłynęło potwierdzone
urzędowe poświadczenie odbioru w terminie określo-
nym w art. 46 § 3 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. -
Kodeks postępowania administracyjnego.
3. System teleinformatyczny umożliwia udostęp-
nianie pism i urzędowych poświadczeń odbioru oraz
ewidencjonowanie dokumentów elektronicznych do-
ręczonych poszczególnym adresatom oraz urzędo-
wych poświadczeń odbioru, a także czasu podpisania
urzędowego poświadczenia odbioru oraz dotarcia wy-
słanego pisma do komputera adresata.
4. Organ administracji publicznej przechowuje
otrzymane i potwierdzone urzędowe poświadczenia
odbioru przez co najmniej taki okres, przez jaki obo-
wiązany jest przechowywać pismo, którego dotyczy to
poświadczenie.
5. Za datę doręczenia pisma w formie dokumentu
elektronicznego wysyłanego przez organ administracji
publicznej uważa się dzień podpisania urzędowego
poświadczenia odbioru.
6. Organ administracji publicznej nieodpłatnie
udostępnia oprogramowanie, które umożliwia:
1) prezentację umożliwiającą odczytanie przesyłane-
go pisma wraz z weryfikacją bezpiecznego podpi-
su osoby, która podpisała pismo;
2) weryfikację autentyczności urzędowego poświad-
czenia odbioru i prezentację czasu podpisania po-
twierdzenia;
3) weryfikację bezpiecznego podpisu elektroniczne-
go osoby odbierającej pismo, która podpisała
urzędowe poświadczenie odbioru.
7. Minister właściwy do spraw informatyzacji mo-
że utworzyć elektroniczną skrzynkę podawczą umożli-
wiającą obsługę systemu teleinformatycznego do do-
ręczeń dla organów administracji rządowej. Inne orga-
ny administracji publicznej mogą upoważnić, w dro-
dze porozumienia, ministra właściwego do spraw in-
formatyzacji do obsługi doręczeń dotyczących tych or-
ganów.
8. Doręczenia dokonywane za pomocą upoważnio-
nej elektronicznej skrzynki podawczej uważa się za do-
konywane przez organ administracji publicznej, który
wystawił upoważnienie.
9. Elektroniczna skrzynka podawcza, nie później
niż w czasie 2 godzin od doręczenia dokumentu, prze-
kazuje właściwym organom administracji publicznej
urzędowe poświadczenia odbioru.
§ 6. Jeżeli adresatem pisma w formie dokumentu
elektronicznego jest organ administracji publicznej,
doręczenie następuje na warunkach i w formie okre-
ślonych w przepisach wydanych na podstawie art. 16
ust. 3 ustawy o informatyzacji.
§ 7. 1. Kopie pism w formie dokumentów elektro-
mentu elektronicznego, podpisanego bezpiecznym
podpisem elektronicznym osoby sporządzającej ko-
pię, a składającego się z treści udostępnianego doku-
mentu elektronicznego i elementów informacyjnych
określających co najmniej informację, kto sporządził
kopię, datę jej sporządzenia oraz nazwę urzędu i jego
adres. Elementy informacyjne dokumentu muszą być
zgodne z danymi zawartymi w kwalifikowanym certy-
fikacie osoby sporządzającej kopie.
2. Pisma w formie dokumentów elektronicznych
mogą być także udostępniane w postaci elektronicznej
kopii dokumentu oryginalnego, o ile zostały podpisa-
ne bezpiecznym podpisem elektronicznym, a okres
ważności kwalifikowanego certyfikatu pozwoli na jego
weryfikację przez odbiorcę.
3. Kopia pisma w formie dokumentu elektronicz-
nego może być sporządzona w postaci uwierzytelnio-
nego wydruku komputerowego.
4. Do sporządzania kopii pism w formie dokumen-
tów elektronicznych stosuje się odpowiednio przepisy
ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępo-
wania administracyjnego dotyczące uwierzytelnio-
nych odpisów z akt sprawy.
5. Kopie pism w formie dokumentów elektronicz-
nych, o których mowa w ust. 1 i 2, mogą być udostęp-
nione za pośrednictwem środków komunikacji elek-
tronicznej albo na informatycznych nośnikach danych.
§ 8. Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie
6 miesięcy od dnia ogłoszenia.
Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji:
L. Dorn
Dziennik Ustaw Nr 227 - 11330 - Poz. 1664

Strona korzysta z plików cookies